システム導入前
これまで日報、受注台帳、部品表、原価管理表をそれぞれのファイルで管理していた。
日報は従業員数分あり、それぞれが就業後または作業後に作業内容を15分刻みで入力していた。
受注台帳は受注ごとに発生し部品ごと工程ごとの予算と実績を管理し、
部品表は受注台帳の部品ごとに発生し使用部品の型番や金額などの情報を管理していた。
すべての情報を基にして作成する原価管理表は受注ごとに発生し、日報、受注台帳、部品表の集計データから成り立っていた。
原価管理表を作成するためには、こうした多数で多様なデータを手で集計しなければならず、多大な時間を必要としていた。
また、集計ができるまでに時間がかかるため、原価管理表が作成されたときにはもうすでに「実績が予算を大幅に超えてしまっている」などの問題がしばしばあった。
そこで、すぐに実績と予算がみられれば予算オーバーを事前に抑えられたのではないかと考えられていた。
システム導入後
データベースシステムを構築した。
日報、受注台帳、部品表の入力を新規のシステムを開発し、そこで行うようにした。
システム上で日報、受注台帳、部品表、原価管理表を管理することによって瞬時に原価管理表の作成が可能になり集計の手間がなくなり、実績がリアルタイムに見られるようになった。
また、さまざまな条件でのデータ抽出（例えばある製品に対してのある従業員のかかわった時間など）が可能になった。
これまで馴染んできたEXCELの帳票からのデータ取り込みの仕組みも実装したため、新規システムの導入時に起こりがちな現場の混乱もなく、違和感なく新システムに移行できた。
費用
他社からはトータルの生産管理システムへの置き換えが提案されており、1000万円以上の見積りが出ていたが、弊社では必要な部分だけの開発を行ったため約80万円で抑えられ1年で元が取れた。
原価管理表を作るのに掛かる社員のコスト、日報の集計・分析作業コストなどの削減効果を測定すると年間約170万円程度の経費削減となった。
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